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仕事が捗るスプレッドシート活用術5つ+神関数3つ

Tokyo Otaku Modeの安宅です。「最近注目しているプロダクトは?」と聞かれたら、迷わず「Googleスプレッドシート」と答えます。Googleスプレッドシートの最近の進化は本当に革命的です。あまり話題になっていないのですが、Googleスプレッドシートは新バージョンになって、体感では従来の3倍速と思えるほど高速になりました。かつ、1つのスプレッドシートに書き込めるセル数も200万セルと大幅に増えました。

以前だと一定行数を超えたCSVファイルはインポートができなかったのですが、新スプレッドシートではよほど大きすぎない限りはスムーズにインポートできるようになりました。

データの集計時によく使うSUMIF関数は、以前なら変則的な使い方をしなければなりませんでした。しかし、新バージョンではそのまま使えるようになったりと、まさに痒いところに手が届くバージョンアップがなされて、ますますGoogleスプレッドシートから離れられなくなりました。

Tokyo Otaku Modeでは表計算ソフトとして活用するのはもちろん、世間的には揶揄されがちな「方眼紙」的な使い方も推奨しています。今回は、その典型的なフォーマット5つと、僕が”神”と思っている3つの関数を紹介したいと思います。

 

 

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1. 作業管理シート

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2. 進行管理シート

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3. 集計シート

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4. 比較シート

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5. 網羅シート

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複数人が関わるプロジェクトやタスクは、こうしたフォーマットを活用すると、仕事がスムーズに回ります(一定規模以上の場合は、メール通知や権限周りで限界があるので、専用の進捗管理ツールを使ったほうが良いです)。

表を作るコツは ”作業と進捗を可視化” することです。その表を見て、何が重要なのか、何を意味するものなのかが、初めて関わるメンバーがいてもパッと分かる形が理想です。表の一覧性やワーディング、デザインも大切です。表が崩れていたり、言葉の定義があいまいだと、ミス・コミュニケーションを誘発してしまいます。分かりやすく、美しい表を作ることで、関わるメンバーのやる気も変わってきます。

表が完成したらメンバーと打ち合わせを行いましょう。打ち合わせ時にその表をベースにすること、進行がスムーズになります。誰に進捗確認をすれば良いかが明確になります。表にすることで、タスクの漏れに気づけたり、タイムスケジュールをイメージすることで、プロジェクトの進行が前倒しで進んでいるのか、遅れているかが分かります。

ちょっとしたプロジェクトでもフォーマットを整えて、事前の準備をしっかりしておくことで、その後の成否が大きく変わってきます。上手に活用していきたいものです。

 

 

続いて、Googleスプレッドシートで僕が感動を覚えた”神関数”を3つ紹介します。

1. IMPORTRANGE関数

Googleスプレッドシートがローカル表計算ソフトに比べて、圧倒的に優位である理由の1つがこの関数でしょう。

簡単に言うと、外部のスプレッドシートの1シートをすべてのセル、もしくは特定の範囲で絞り込んで別のスプレッドシートに読み込むことができる関数です。

言葉で説明するより、こちらを見ていただくほうが一目瞭然です。

こちらのシートを、

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こちらのシートに呼び出しています。

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1シート200万セルという限界を突破できるのと、ログデータなどのマスターシートをさまざまなシートで逐一更新する必要がなく、大本になるマスターシートを1回更新するだけで、あらゆるシートが自動的に更新されるのです。使い方はまさに無限大。個人的にはExcelを習いたての時にvlookupを知った時以上の感動がありました。

 

 

2. UNIQUE関数

こちらもスプレッドシートならではの関数で、特定の行でダブリがあるリストをユニークなリストにまとめてくれます。

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3. FILTER関数

 冒頭で紹介した「1. 進捗管理シート」でも利用している関数です。大本のシートの特定のセルを条件にリストを絞り込んで表示できます。

サンプルはこちらです。

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スプレッドシートにデフォルトで付いている「フィルタ」機能と同様の動きをするのですが、マスターシートを「フィルタ」で絞り込むと、複数人で作業する場合に非常に厄介ですよね。そんなときに、別スプレッドシートでIMPORTRANGE関数を使ってマスターシートを読み込み、FILTER関数で見たいデータを絞り込んでおくと、確認したいデータをすぐに表示できます。

 

 

Googleスプレッドシートを上手に活用することで、プロジェクトやタスクを、なるべくコストをかけずに、ミスなくスピーディーに進めていくことができます。何かのご参考になれば幸いです。Tokyo Otaku Modeでは、世界を獲りたいエンジニアさんや、将来大きな成果を上げたい情熱を持った学生インターンを募集しています。もし僕やTokyo Otaku Modeに興味があったら、一度お話ししませんか?お気軽に h_ataka[a]tokyootakumode.com までプロフィールを送ってください。

 

Tokyo Otaku Modeの詳細はこちらまで。